Att organisera papper kräver ingen komplicerad teknik, det gäller bara att komma på ett smidigt system. När du har organiserat förvaringen av dokument en gång kommer du att kunna upprätthålla ordningen utan större ansträngning. Vi har samlat de bästa tipsen på var du kan förvara dina papper så att de alltid är i ordning och i gott skick.
1. Sortering: grunden för ordning och reda
Innan du organiserar din förvaring är det viktigt att du sorterar dina papper. Dela in dem i kategorier: personliga dokument, finansiella dokument, kontrakt, checkar och kvitton. På så sätt kan du omedelbart eliminera de onödiga och fokusera på de riktigt viktiga.
Process:
-
Förbered flera mappar eller lådor för olika kategorier av papper;
-
kontrollera varje dokument för att se till att det är aktuellt;
-
ta bort gamla kvitton, utgångna garanticheckar och onödiga kopior.
Sortering är det första steget mot ett användarvänligt system som är lätt att underhålla.
2. Välja rätt förvaringsutrymme
Det ska vara lättåtkomligt och skyddat mot fukt, damm och skador. Den idealiska lösningen är ett skåp med lådor eller en speciell organisatör.
Livshjälpmedel:
-
För dokument som används ofta bör du avsätta en separat hylla eller låda i skrivbordet;
-
det är viktigt att skydda dokumenten från fukt: plastkuvert eller arkivmappar är lämpliga;
-
för dokument som används sällan är lufttäta lådor som kan förvaras i ett skåp eller skafferi lämpliga.
En säker plats förhindrar att papper skadas och en smart ordning gör att de kan hämtas snabbare.
3 Använda mappar och filer
Mappar är ett av de mest praktiska förvaringssystemen och gör att du kan hålla dina dokument i en logisk ordning och snabbt hitta de papper du behöver.
Ett exempel:
-
För personliga dokument (pass, certifikat, examensbevis), behåll en separat inbunden mapp;
-
finansiella dokument (kvitton, bankkontrakt) bör placeras i filer;
-
mappar kan signeras eller färgade klistermärken kan fästas för visuell bekvämlighet.
Flerfacksmappar och pärmar skyddar dokumenten från mekaniska skador och gör förvaringssystemet mer lättöverskådligt.
4. Digitalisering som ett extra verktyg
För att minimera risken att förlora originalen är det bra att göra elektroniska kopior av alla viktiga dokument. Detta kan enkelt göras med hjälp av en telefon eller en scanner.
Process:
-
Skanna eller fotografera dokument och ladda upp dem till din dators hårddisk eller molnlagring;
-
skapa en separat mapp på din dator och spara kopior där, beroende på kategorier, som du skulle göra med en papperskopia;
-
ange ett lösenord eller använd tjänster med tvåfaktorsautentisering för att skydda dina uppgifter.
Elektroniska kopior kan hjälpa dig att återfå dokument om de försvinner.
5. Regelbunden genomgång av papper
Även det mest genomarbetade system kräver regelbunden uppdatering. Gå igenom dina lagrade dokument var sjätte månad för att rensa bort föråldrade eller onödiga dokument.
Tips och råd:
-
Gör det till en vana att lägga tillbaka nya dokument omedelbart för att undvika röran;
-
sätt upp en påminnelse om att se över ditt arkiveringssystem;
-
skapa en separat sektion för ofta uppdaterade dokument så att de enkelt kan ersättas med nya versioner.
Regelbunden uppdatering gör att onödiga papper försvinner och att det blir ordning och reda.
